در توسعه پروژه های بزرگ اغلب قدرت یک کارمند کافی نیست. این کار شامل یک گروه کل متخصصان می شود. به طور طبیعی، هر یک از آنها باید به یک سند دسترسی داشته باشند که هدف مشترک کار است. در این راستا مسئله تضمین دسترسی چندین بار همزمان بسیار قابل توجه است. اکسل ابزارهایی دارد که می توانند آن را ارائه دهند. بیایید تفاوت های ظریف کاربرد اکسل را در شرایط کار همزمان چندین کاربر با یک کتاب درک کنیم.
روند همکاری
اکسل نه تنها می تواند به اشتراک گذاری فایل را فراهم کند، بلکه همچنین می تواند برخی از کارهای دیگر را که در همکاری با یک کتاب به نظر می رسد، حل کند. به عنوان مثال، ابزار برنامه به شما امکان می دهد تا تغییرات ایجاد شده توسط شرکت کنندگان مختلف را دنبال کنید و همچنین آنها را تایید یا رد کنید. اجازه دهید ما متوجه شویم چه برنامه ای می تواند به کاربران ارائه دهد که با یک کار مشابه مواجه هستند.
اشتراک گذاری
اما ما با روشن شدن سوال در مورد چگونگی به اشتراک گذاشتن فایل شروع خواهیم کرد. ابتدا باید بگویم که روش تبدیل حالت همکاری با یک کتاب بر روی سرور انجام نمی شود، بلکه تنها بر روی کامپیوتر محلی انجام می شود. بنابراین، اگر سند در سرور ذخیره شود، ابتدا باید آن را به کامپیوتر محلی منتقل کنید و تمام اقدامات شرح داده شده در زیر باید انجام شود.
- پس از ایجاد کتاب، به برگه بروید "بررسی" و بر روی دکمه کلیک کنید "دسترسی به کتاب"که در بلوک ابزار واقع شده است "تغییرات".
- سپس پنجره کنترل دسترسی به فایل فعال می شود. باید پارامتر را تیک بزنید "اجازه چند کاربر برای ویرایش یک کتاب در یک زمان". بعد، روی دکمه کلیک کنید "خوب" در پایین پنجره
- یک کادر محاوره ای به نظر می رسد که شما را مجبور به ذخیره فایل به صورت اصلاح کنید. روی دکمه کلیک کنید "خوب".
پس از مراحل فوق، به اشتراک گذاری فایل از دستگاه های مختلف و تحت حساب کاربری های مختلف باز خواهد شد. این نشان دهنده این واقعیت است که در قسمت بالای پنجره، پس از عنوان کتاب، نام حالت دسترسی نمایش داده می شود - "عمومی". حالا فایل را می توان دوباره به سرور منتقل کرد.
تنظیم پارامتر
علاوه بر این، همه در همان پنجره دسترسی به فایل، شما می توانید تنظیمات برای عملیات همزمان پیکربندی کنید. این می تواند بلافاصله در حالی که حالت همکاری روشن است، و شما می توانید پارامترهای کمی بعد را ویرایش کنید. اما، به طور طبیعی، آنها می توانند توسط کاربر اصلی مدیریت شوند، که کار کلی را با فایل هماهنگ می کند.
- به برگه بروید "جزئیات".
- در اینجا شما می توانید مشخص کنید که آیا بایگانی تغییرات را نگه دارید، و در صورت ذخیره، چه زمان (به طور پیش فرض، 30 روز شامل می شود).
همچنین تعریف می کند که چگونه تغییرات را به روز کنید: تنها زمانی که کتاب (به طور پیش فرض) ذخیره می شود یا بعد از یک دوره مشخص از زمان.
یک پارامتر بسیار مهم است. "برای تغییرات متضاد". این نشان می دهد چگونه برنامه باید رفتار کند، اگر چندین کاربر همزمان سلول را ویرایش کنند. به طور پیش فرض، شرایط درخواست ثابت تعیین شده است، اعمال هر یک از شرکت کنندگان پروژه مزایا دارد. اما شما می توانید یک وضعیت دائمی را در بر داشته باشید که تحت آن کسی که اولین تغییر را داشته باشد همیشه یک مزیت دارد.
علاوه بر این، اگر شما مایل باشید، می توانید تنظیمات چاپ و فیلتر ها را از حالت شخصی خود با علامت زدن چک های مربوطه خاموش کنید.
پس از آن، فراموش نکنید که تغییرات ایجاد شده توسط کلیک روی دکمه را انجام دهید. "خوب".
باز کردن فایل اشتراکی
افتتاح یک فایل که در آن اشتراک گذاری فعال شده است دارای برخی از ویژگی های خاص است.
- اجرای اکسل و رفتن به برگه "پرونده". بعد، روی دکمه کلیک کنید "باز".
- پنجره باز کردن کتاب باز می شود. بروید به دایرکتوری سرور یا هارد دیسک کامپیوتر که در آن کتاب واقع شده است. نام آن را انتخاب کرده و روی دکمه کلیک کنید. "باز".
- یک کتاب مشترک باز می شود. در حال حاضر، اگر می خواهید، ما می توانیم نام را تغییر دهیم، تحت آن ما در ورود تغییرات فایل ارائه می شود. به برگه بروید "پرونده". بعد، به بخش بروید "گزینه ها".
- در بخش "عمومی" یک بلوک تنظیمات وجود دارد "شخصی سازی مایکروسافت آفیس". اینجا در حوزه "نام کاربری" شما می توانید نام حساب خود را به هر نام دیگری تغییر دهید. پس از تمام تنظیمات انجام می شود، بر روی دکمه کلیک کنید. "خوب".
اکنون می توانید با سند کار کنید.
اعمال اعضا را مشاهده کنید
کار گروهی برای نظارت مستمر و هماهنگی اقدامات اعضای گروه فراهم می شود.
- برای مشاهده اقدامات انجام شده توسط یک کاربر خاص هنگام کار بر روی یک کتاب، در برگه قرار دارد "بررسی" روی دکمه کلیک کنید "رفع"که در گروه ابزار است "تغییرات" روی نوار در منوی باز شده، روی دکمه کلیک کنید "اصلاح برجسته".
- یک پنجره بازبینی پچ باز می شود. به طور پیش فرض، پس از اینکه کتاب به طور کلی به دست می آید، ردیابی پچ بطور خودکار روشن می شود، همانطور که توسط یک علامت چک در مقابل آیتم مربوطه نشان داده می شود.
همه تغییرات ضبط می شوند، اما به طور پیش فرض بر روی صفحه نمایش آنها به عنوان نشانه های رنگی سلول ها در گوشه بالا سمت چپ نمایش داده می شوند، تنها از زمان آخرین سند توسط یکی از کاربران ذخیره شده است. و رفع تمام کاربران در تمام محدوده ورق را در نظر بگیرید. اقدامات هر شرکت کننده با یک رنگ جداگانه مشخص می شود.
اگر مکان نما را روی سلول مشخص شده قرار دهید، یک یادداشت باز می شود، نشان می دهد که توسط چه کسی و هنگامی که اقدام مربوطه انجام شد.
- برای تغییر قوانین نمایش رفع، به پنجره تنظیمات بروید. در حوزه "با گذشت زمان" گزینه های زیر برای انتخاب دوره برای مشاهده تکه ها در دسترس هستند:
- نمایش از آخرین ذخیره؛
- تمام اصلاحات ذخیره شده در پایگاه داده؛
- کسانی که هنوز مشاهده نشده اند
- شروع از یک تاریخ خاص مشخص شده.
در حوزه "کاربر" شما می توانید مشارکت خاصی را انتخاب کنید که تصحیح آنها نمایش داده خواهد شد یا نمایش اعمال تمام کاربران به جز خود را ترک کنید.
در حوزه "در محدوده"، شما می توانید محدوده خاصی را در ورق مشخص کنید، که به اعمال اعضای تیم برای نمایش روی صفحه نمایش شما توجه می کند.
علاوه بر این، با چک کردن جعبه های کنار آیتم های منحصر به فرد، می توانید پارتیشن را بر روی صفحه فعال یا غیرفعال کنید و تغییرات را در یک صفحه جداگانه نمایش دهید. پس از تنظیم تمام تنظیمات، بر روی دکمه کلیک کنید. "خوب".
- پس از آن، در ورق، اقدامات شرکت کنندگان با توجه به تنظیمات وارد شده نمایش داده می شود.
بررسی کاربر
کاربر اصلی توانایی اعمال یا رد کردن ویرایشهای دیگر شرکت کنندگان را دارد. این به اقدامات زیر نیاز دارد.
- بودن در تب "بررسی"، بر روی دکمه کلیک کنید "رفع". یک مورد را انتخاب کنید "پذیرش / رد پچ".
- بعد، یک پنجره بازبینی پچ باز می شود. لازم است تنظیمات را برای انتخاب تغییراتی که میخواهیم تأیید یا رد کنیم، ایجاد کنیم. عملیات در این پنجره با توجه به نوع مشابهی که ما در بخش قبلی انجام داده ایم، انجام می شود. پس از تنظیمات، بر روی دکمه کلیک کنید. "خوب".
- پنجره بعدی تمام اصلاحاتی را که پارامترهای قبلا انتخاب شده را نشان می دهد را نمایش می دهد. انتخاب یک اصلاح خاص در لیست اقدامات و کلیک بر روی دکمه مربوطه که در پایین پنجره زیر لیست قرار دارد می توانید این مورد را قبول کنید یا از آن استفاده کنید. همچنین امکان پذیر بودن یا رد تمام عملیات مشخص شده در گروه وجود دارد.
حذف کاربر
مواردی وجود دارد که یک کاربر فرد باید حذف شود. این ممکن است به دلیل این واقعیت است که او خارج از پروژه رها شده و صرفا به دلایل فنی، مثلا اگر حساب اشتباه وارد شده باشد یا شرکت کننده شروع به کار از یک دستگاه دیگر کرد. در اکسل چنین امکان وجود دارد.
- به برگه بروید "بررسی". در بلوک "تغییرات" روی نوار روی دکمه کلیک کنید "دسترسی به کتاب".
- پنجره کنترل دسترسی فایل آشنا باز می شود. در برگه ویرایش کنید یک لیست از تمام کاربران که با این کتاب کار می کنند وجود دارد. نام فردی را که میخواهید حذف کنید انتخاب کنید و روی دکمه کلیک کنید "حذف".
- پس از آن یک کادر محاوره ای باز می شود که در آن هشدار می دهد که اگر این شرکت کننده در حال ویرایش این کتاب باشد، تمام اقداماتش ذخیره نخواهد شد. اگر در تصمیم خود اطمینان دارید، روی کلیک کنید "خوب".
کاربر حذف خواهد شد
محدودیت استفاده از کتاب کلی
متاسفانه، کار همزمان با فایل در اکسل شامل تعدادی محدودیت است. در پرونده عمومی هیچ یک از کاربران، از جمله شرکت کننده اصلی، می توانند عملیات زیر را انجام دهند:
- اسکریپت ها را ایجاد یا تغییر دهید
- ایجاد جداول؛
- سلولهای تقسیم یا ادغام شده
- دستکاری دادههای XML؛
- ایجاد جداول جدید؛
- برگه ها را حذف کنید
- قالب بندی شرطی و تعدادی از اقدامات دیگر را انجام دهید.
همانطور که می بینید محدودیت ها بسیار قابل توجه هستند. اگر برای مثال، شما اغلب می توانید بدون کار با داده های XML انجام دهید، به نظر نمی رسد که Excel در هنگام ایجاد جداول کار کند. اگر شما نیاز به ایجاد یک جدول جدید، سلول های ادغام شده یا انجام اقدامات دیگری از لیست بالا دارید، چه کاری انجام دهید؟ یک راه حل وجود دارد و آن بسیار ساده است: شما باید به طور موقت بایگانی کردن سند را غیر فعال کنید، تغییرات لازم را انجام دهید و سپس توانایی دوباره کار با هم را فعال کنید.
اشتراکگذاری را غیرفعال کنید
هنگامی که کار بر روی پروژه تکمیل می شود یا، در صورت لزوم، ایجاد تغییرات در فایل، لیستی که ما در مورد آن در بخش قبلی صحبت کردیم، باید حالت همکاری را غیرفعال کنید.
- اول از همه، همه شرکت کنندگان باید تغییرات را ذخیره و از فایل خارج شوند. تنها کاربر اصلی با استفاده از سند باقی می ماند.
- اگر بعد از از بین بردن دسترسی عمومی، مجددا ثبت نام معامله را ذخیره کنید، پس از آن در زبانه قرار دارید "بررسی"، بر روی دکمه کلیک کنید "رفع" روی نوار در منوی باز شده، مورد را انتخاب کنید "اصلاح برجسته ...".
- یک پنجره انتخاب پچ باز می شود. تنظیمات در اینجا نیاز به ترتیب به شرح زیر است. در حوزه "در زمان" تنظیم پارامتر "همه". برخلاف نامهای میدان "کاربر" و "در محدوده" باید چک کنید یک روش مشابه باید با پارامتر انجام شود "تکه های برجسته بر روی صفحه نمایش". اما در مقابل پارامتر "ایجاد تغییرات در یک صفحه جداگانه"برعکس، یک علامت چک باید تنظیم شود. بعد از اینکه همه دستکاری های بالا انجام شد، روی دکمه کلیک کنید. "خوب".
- پس از آن، برنامه یک برگه جدید به نام "مجله"، که در آن تمام اطلاعات مربوط به ویرایش این فایل به صورت یک جدول وارد می شود.
- اکنون به طور مستقیم به اشتراک گذاری غیرفعال شده است. برای انجام این کار، در زبانه واقع شده است "بررسی"، بر روی دکمه که قبلا برای ما آشناست کلیک کنید "دسترسی به کتاب".
- پنجره کنترل به اشتراک گذاشته می شود به برگه بروید ویرایش کنیداگر پنجره در زبانه دیگری راه اندازی شد کادر را بردارید "اجازه چند کاربر برای ویرایش یک فایل در یک زمان". برای اصلاح تغییرات روی دکمه کلیک کنید. "خوب".
- یک کادر محاوره ای باز می شود که به شما هشدار می دهد که اجرای این اقدام باعث می شود که سند را به اشتراک نگذارید. اگر شما به طور جدی در تصمیم گیری اطمینان دارید، روی دکمه کلیک کنید "بله".
پس از مراحل فوق، به اشتراک گذاری فایل بسته خواهد شد، و پچ ورود به سیستم پاکسازی خواهد شد. اطلاعات در مورد عملیات قبلا انجام شده در حال حاضر در یک جدول تنها در یک ورق دیده می شود. "مجله"، اگر اقدامات مناسب برای حفظ این اطلاعات قبل از آن انجام شود.
همانطور که می بینید، برنامه اکسل توانایی فعال کردن اشتراک فایل را فراهم می کند و همزمان با آن کار می کند. علاوه بر این، با استفاده از ابزارهای ویژه، می توانید اقدامات اعضای فرد گروه کاری را پیگیری کنید. این حالت هنوز محدودیت های کاربردی دارد، اما با این حال می توانید از طریق موقت دسترسی عمومی و انجام عملیات لازم در شرایط کاری عادی دور شوید.
