اغلب شما نامه ها را می پذیرید و ارسال می کنید، مکاتبات بیشتر در رایانه شما ذخیره می شود. و البته، این به این واقعیت منجر می شود که دیسک از فضا خارج می شود. همچنین، این می تواند به این واقعیت منجر شود که چشم انداز فقط دریافت نامه ها را متوقف می کند. در چنین مواردی، شما باید اندازه صندوق پستی خود را کنترل کنید و در صورت لزوم حروف غیر ضروری را حذف کنید.
با این حال، برای آزاد کردن فضا، لازم نیست تمام نامه ها را حذف کنید. مهمترین آنها می توانند به سادگی بایگانی شوند. چگونه این کار را انجام دهیم ما در این کتابچه بحث خواهیم کرد.
در مجموع، چشم انداز دو راه برای آرشیو ایمیل فراهم می کند. اولین بار اتوماتیک است و دوم کتاب دستی است.
آرشیو ایمیل خودکار
اجازه دهید با راحت ترین راه شروع شود - این آرشیو خودکار ایمیل است.
مزایای این روش این است که چشم انداز به طور خودکار بدون مشارکت شما آرشیو را آرشیو می کند.
معایب شامل این واقعیت است که تمام حروف بایگانی شده و لازم و ضروری نیستند.
برای تنظیم بایگانی خودکار، بر روی دکمه "Parameters" در منوی "File" کلیک کنید.
بعد، به زبانه «Advanced» بروید و در گروه «AutoArchive»، روی «تنظیمات AutoArchive» کلیک کنید.
حالا تنظیمات لازم را انجام داده است. برای انجام این کار، کادر انتخاب "Autoarchive every ... days" را انتخاب کنید و دوره آرشیو را در روزها تنظیم کنید.
علاوه بر این ما پارامترها را در اختیار ما قرار می دهیم. اگر پیش از شروع پشتیبان درخواست چشم انداز را درخواست می کنید، لطفا کادر «درخواست قبل از آرشیو خودکار» را علامت بزنید، اگر لازم نیست، سپس کادر را بردارید و برنامه همه چیز را به تنهایی انجام می دهد.
در پایین شما می توانید حذف خودکار حروف قدیمی را پیکربندی کنید، جایی که می توانید حداکثر "سن" نامه را تنظیم کنید. و همچنین برای تعیین آنچه که با حروف قدیمی انجام می شود، آنها را به یک پوشه جداگانه انتقال دهید یا آنها را حذف کنید.
هنگامی که تنظیمات لازم را انجام داده اید، می توانید روی دکمه "اعمال تنظیمات به تمام پوشه ها" کلیک کنید.
اگر می خواهید پوشه هایی را که میخواهید خودشان بایگانی کنید را انتخاب کنید، در این صورت باید به خواص هر پوشه بروید و بایگانی خودکار را در آنجا تنظیم کنید.
در نهایت، دکمه "OK" را فشار دهید تا تنظیمات انجام شده را تأیید کنید.
به منظور لغو آرشیو خودکار، به اندازه کافی به جعبه "آرشیو خودکار هر روز ..." را بردارید.
آرشیو دستی حروف
اکنون راه دستیابی به آرشیو را تجزیه و تحلیل کنید.
این روش بسیار ساده است و نیازی به تنظیمات اضافی از کاربران ندارد.
برای ارسال یک نامه به بایگانی، باید آن را در لیست نامه انتخاب کنید و روی دکمه «بایگانی» کلیک کنید. برای ذخیره گروهی از حروف، فقط حروف لازم را انتخاب کنید و سپس دکمه ی مشابه را فشار دهید.
این روش همچنین دارای مزایا و معایب است.
مزایا شامل این واقعیت است که شما انتخاب می کنید که نامه ها بایستی بایستی. خوب منفی بایگانی دستی است.
بنابراین، مشتری ایمیل چشم انداز کاربران خود را با چندین گزینه برای ایجاد آرشیو نامه ها فراهم می کند. برای اطمینان بیشتر، می توانید از هر دو استفاده کنید. یعنی ابتدا بایگانی خودکار را پیکربندی کنید و سپس، در صورت لزوم، نامه ها را به آرشیو خود ارسال کنید و موارد اضافی را حذف کنید.
