با نگاهی به چهره های خشک از جداول، در نگاه اول دشوار است برای گرفتن تصویر کلی آنها نمایندگی. اما، در مایکروسافت اکسل، یک ابزار تجسم گرافیکی وجود دارد که می توانید داده های موجود در جداول را بصری کنید. این به شما امکان می دهد اطلاعات را به راحتی و سریع تر جذب کنید. این ابزار قالب بندی شرطی نامیده می شود. بیایید نحوه استفاده از قالب بندی شرطی در مایکروسافت اکسل را دریابیم.
گزینه های قالب بندی ساده ترین شرطی
برای فرمت کردن یک منطقه سلولی خاص، این قسمت را انتخاب کنید (اغلب ستون)، و در صفحه اصلی، روی دکمه Formatting Conditional کلیک کنید، که بر روی نوار در جعبه ابزار Styles قرار دارد.
پس از آن، منوی قالب بندی شرطی باز می شود. سه نوع اصلی قالب بندی وجود دارد:
- هیستوگرام؛
- مقیاس دیجیتال؛
- مدالها
برای تولید قالب بندی شرطی به صورت یک هیستوگرام، ستون را با داده ها انتخاب کنید و بر روی آیتم منو مناسب کلیک کنید. همانطور که می بینید، انواع مختلفی از هیستوگرام ها با شیب و پر کننده های جامد وجود دارد که می توانید انتخاب کنید. یکی را انتخاب کنید که، به نظر شما، بیشتر متناسب با سبک و محتوای جدول است.
همانطور که می بینید، هیستوگرام در سلول های انتخاب شده ستون ظاهر می شود. هرچه مقدار عددی در سلول بیشتر باشد، هیستوگرام طولانی تر است. علاوه بر این، در نسخه های اکسل 2010، 2013 و 2016، می توان به درستی نمایش مقادیر منفی در هیستوگرام. اما در نسخه 2007 این امکان وجود ندارد.
هنگام استفاده از مقیاس رنگ به جای یک هیستوگرام، ممکن است نسخه های مختلف این ابزار را نیز انتخاب کنید. در این مورد، به عنوان یک قاعده، بزرگتر مقدار در سلول قرار می گیرد، رنگ رنگ مقیاس اشباع شده است.
جالب ترین و پیچیده ترین ابزار در میان این مجموعه از توابع قالب بندی آیکون ها است. چهار گروه اصلی آیکون ها وجود دارد: جهت ها، شکل ها، شاخص ها و تخمین ها. هر گزینه ای که توسط کاربر انتخاب می شود، استفاده از آیکون های مختلف را هنگام ارزیابی محتویات سلول می گیرد. کل منطقه انتخاب شده توسط اکسل اسکن می شود، و تمام مقادیر سلول به قسمت های مختلف تقسیم می شوند، با توجه به مقادیر مشخص شده در آنها. آیکون های سبز به بزرگترین مقادیر، مقادیر زرد تا محدوده میانی اعمال می شوند، و مقادیر کوچکترین سوم با آیکون های قرمز مشخص می شوند.
هنگام انتخاب فلش، به عنوان یک نماد، علاوه بر طراحی رنگ، سیگنالینگ در قالب جهت نیز استفاده می شود. بنابراین، فلش، با اشاره به بالا، به مقادیر بزرگ اعمال می شود، به سمت چپ - به وسط، پایین - به کوچک است. هنگام استفاده از ارقام، بزرگترین مقادیر در اطراف علامت گذاری شده است، مثلث متوسط است، رمبوس کوچک است.
قوانین اختصاص دادن سلول
به طور پیش فرض، این قانون استفاده می شود که در آن تمام سلول های قطعه انتخاب شده با رنگ خاصی یا آیکون تعیین می شوند، بر طبق مقادیر واقع شده در آنها. اما با استفاده از منو، که ما قبلا در بالا ذکر شد، می توانید قوانین دیگری را برای تعیین اعمال کنید.
بر روی آیتم منو "قوانین انتخاب سلول ها" کلیک کنید. همانطور که می بینید، هفت اصل اساسی وجود دارد:
- بیشتر؛
- کمتر؛
- برابر است؛
- بین؛
- تاریخ
- مقادیر تکراری
کاربرد این اقدامات را در نمونه ها در نظر بگیرید. طیف وسیعی از سلول ها را انتخاب کنید و روی مورد «بیشتر ...» کلیک کنید.
یک پنجره باز می شود که در آن شما نیاز به تنظیم مقادیر بزرگتر از عدد که عالمت گذاری می شود. این در "سلولهای فرمت که بزرگتر هستند" انجام می شود. به طور پیشفرض، مقدار متوسط محدوده به طور خودکار در اینجا متناسب است، اما شما می توانید هر یک از دیگر تنظیم، یا شما می توانید آدرس سلول که حاوی این شماره را مشخص کنید. گزینه دوم برای جداول پویا مناسب است، داده هایی که دائما در حال تغییر هستند، یا برای سلولی که فرمول استفاده می شود. به عنوان مثال، ما مقدار را به 20،000 تنظیم می کنیم.
در زمینه بعدی، شما باید تصمیم بگیرید که چطور سلول ها برجسته می شوند: رنگ قرمز پر نور و رنگ قرمز تیره (به طور پیش فرض)؛ پر زرد و متن زرد تیره؛ متن قرمز و غیره علاوه بر این، یک فرمت سفارشی وجود دارد.
هنگامی که به این آیتم می روید، یک پنجره باز می شود که می توانید با استفاده از فونت های مختلف، گزینه های پر شده و گزینه های مرزی، تقریبا همانطور که دوست دارید، ویرایش را ویرایش کنید.
هنگامی که ما بر روی مقادیر در پنجره تنظیمات برای قوانین انتخاب تصمیم گرفتیم، روی دکمه "OK" کلیک کنید.
همانطور که می بینید، سلول ها بر اساس قوانین ایجاد شده انتخاب می شوند.
همان اصل ارزش ها را هنگام اعمال قوانین "کمتر"، "بین" و "برابر" نشان می دهد. فقط در اولین مورد، سلول ها کمتر از مقدار تعیین شده توسط شما اختصاص داده می شوند؛ در مورد دوم، فاصله ای از اعداد تنظیم می شود، سلول هایی که با آنها اختصاص می شود؛ در مورد سوم، یک شماره خاص داده می شود، و تنها سلول های حاوی آن اختصاص داده می شود.
قانون انتخاب "متن حاوی" عمدتا به سلولهای متن متصل است. در پنجره نصب قانون، شما باید یک کلمه، بخشی از یک کلمه یا یک مجموعه ترکیبی از کلمات را مشخص کنید، زمانی که آن را پیدا کنید، سلول های مربوطه به همان ترتیب تنظیم می شوند.
قانون تاریخ برای سلولهایی که حاوی مقادیر در قالب تاریخ هستند اعمال می شود. در همان زمان، در تنظیمات می توانید انتخاب سلول ها را بر اساس زمان وقوع یا رخ می دهد: امروز، دیروز، فردا، 7 روز گذشته و غیره
با استفاده از قانون "Duplicate values"، می توانید انتخاب سلول ها را با توجه به اینکه آیا داده های قرار داده شده در آنها مطابق با یکی از معیارها هستند: تکرار داده یا منحصر به فرد، سفارشی کنید.
قوانین برای انتخاب اول و آخر ارزش ها
علاوه بر این، در منوی قالب بندی مشروط یک مورد جالب دیگر وجود دارد - "قوانین برای انتخاب اول و آخر ارزش ها". در اینجا شما می توانید انتخاب تنها بزرگترین یا کوچکترین مقادیر در محدوده سلول. در این مورد، شما می توانید انتخاب کنید، هر دو در مقادیر مرجع و در درصد. معیارهای انتخاب زیر وجود دارد که در آیتم های مربوطه ذکر شده است:
- 10 مورد اول؛
- 10٪ اول؛
- آخرین 10 مورد؛
- آخرین 10٪؛
- بالاتر از حد متوسط؛
- در زیر میانگین.
اما پس از کلیک بر روی آیتم مربوطه، می توانید کمی قوانین را تغییر دهید. یک پنجره باز می شود که در آن نوع انتخاب انتخاب شده است، و همچنین، در صورت دلخواه، می توانید مرز دیگری را انتخاب کنید. برای مثال، با کلیک کردن بر روی عنصر "10 عنصر" در پنجره ای که باز می شود، در قسمت "Forms first cells" شماره 10 را با 7 جایگزین کنید. بنابراین پس از کلیک روی دکمه "OK" نه 10 بزرگترین مقادیر برجسته خواهند شد، اما فقط 7
ایجاد قوانین
در بالا، ما درباره قوانینی که قبلا در Excel تنظیم کرده ایم صحبت کردیم و کاربر می تواند به سادگی هر یک از آنها را انتخاب کند. اما، علاوه بر این، در صورت دلخواه، کاربر می تواند قوانین خود را ایجاد کند.
برای انجام این کار، در هر بخش از منوی قالب بندی مشروط، روی آیتم «سایر قوانین ...» در پایین لیست کلیک کنید. »یا بر روی آیتم« ایجاد یک قاعده ... »در بخش پایین تر از منوی اصلی قالب بندی شرطی کلیک کنید.
یک پنجره باز می شود که در آن شما باید یکی از شش نوع قوانین را انتخاب کنید:
- تمام سلول ها را براساس مقادیر آنها قالب بندی کنید؛
- فقط سلولهایی را که حاوی
- فقط مقادیر اول و آخر را فقط قالب بندی کنید
- فقط مقادیری را که بالاتر یا پایینتر از حد متوسط هستند فرمت کنید؛
- فقط مقادیر منحصر به فرد یا تکراری را فرمت کنید
- برای تعیین سلولهای فرمت شده از فرمول استفاده کنید.
با توجه به نوع قواعد انتخاب شده، در قسمت پایین پنجره شما باید تغییر در توضیحات قوانین را تنظیم کنید، مقادیر، فواصل و مقادیر دیگر را که قبلا ذکر شده است، تنظیم کنید. فقط در این مورد، تنظیم این ارزش ها انعطاف پذیر خواهد بود. این نیز با تغییر فونت، مرزها و پر شدن تنظیم شده است، دقیقا همانطور که انتخاب خواهد شد. بعد از اینکه تمام تنظیمات انجام شد، باید دکمه "OK" را فشار دهید تا تغییرات انجام شده ذخیره شود.
حکومتداری
در اکسل، شما می توانید چندین قاعده را به همان سلول یکسان اعمال کنید، اما تنها آخرین قانون وارد شده روی صفحه نمایش داده می شود. برای تنظیم اجرای قوانین مختلف در مورد محدوده خاصی از سلول ها، شما باید این محدوده را انتخاب کنید و در منوی اصلی قالب بندی شرطی به مدیریت موارد مورد بروید.
یک پنجره باز می شود که همه قوانین مربوط به محدوده انتخابی سلول ها ارائه می شوند. قوانین از بالا به پایین اعمال می شوند، همانطور که لیست شده اند. بنابراین، اگر قوانین با یکدیگر مخالفت کنند، در واقع تنها آخرین آنها از روی صفحه نمایش داده می شود.
برای تغییر قوانین در مکان ها، دکمه هایی به شکل فلش های به سمت بالا و پایین وجود دارد. برای اینکه قانون بر روی صفحه نمایش داده شود، شما باید آن را انتخاب کنید و بر روی دکمه در قالب یک فلش به سمت پایین کلیک کنید تا زمانی که قانون آخرین خط را در فهرست نگه دارد.
گزینه دیگری وجود دارد. لازم است یک تیک در ستون با نام "توقف اگر درست" در مقابل قانون ما نیاز داریم. به این ترتیب، از طریق قوانین از بالا به پایین، برنامه دقیقا بر حسب قانون، که نزدیک این علامت است، متوقف خواهد شد و زیر سقوط نخواهد کرد، بدین معنا که این قانون در واقع اجرا خواهد شد.
در همین پنجره دکمه هایی برای ایجاد و تغییر قاعده انتخاب شده وجود دارد. پس از کلیک کردن بر روی این دکمه ها، پنجره هایی برای ایجاد و تغییر قوانین راه اندازی می شوند که قبلا در بالا توضیح داده شده است.
برای حذف یک قانون، شما باید آن را انتخاب کنید، و بر روی دکمه "حذف قانون" کلیک کنید.
علاوه بر این، شما می توانید قوانین را از طریق منوی اصلی قالب بندی شرطی حذف کنید. برای انجام این کار روی آیتم «حذف قوانین» کلیک کنید. یک زیر منو باز می شود که در آن شما می توانید یکی از گزینه های حذف را انتخاب کنید: یا قوانین را تنها در محدوده انتخابی سلول ها حذف کنید، یا کاملا تمام قوانین موجود در صفحه اکسل باز را حذف کنید.
همانطور که می بینید، قالب بندی شرطی یک ابزار بسیار قدرتمند برای تجسم داده ها در یک جدول است. با استفاده از این، می توانید جدول را سفارشی کنید تا اطلاعات کلی آن توسط یک کاربر در یک نگاه جذب شود. علاوه بر این، قالب بندی مشروط به تجدید نظر زیبایی شناسی بیشتر به سند می دهد.
