برای راحتی کار با آرایه ای بزرگ از داده ها در جداول، آنها باید به طور مداوم با توجه به یک معیار خاص دستور داد. علاوه بر این، برای مقاصد خاص، گاهی تمام آرایه داده ها مورد نیاز نیست، بلکه فقط خطوط جداگانه است. بنابراین، به منظور غلبه بر مقدار زیادی اطلاعات، یک راه حل منطقی این است که اطلاعات را ساده کرده و از نتایج دیگر فیلتر شود. بیایید نحوه مرتب سازی و فیلتر کردن داده ها در مایکروسافت اکسل را دریابیم.
مرتب سازی داده ها ساده
مرتب سازی یکی از ابزارهای راحت ترین کار در مایکروسافت اکسل است. با استفاده از آن می توانید ردیف جدول را به ترتیب حروف الفبا مرتب کنید، طبق داده های موجود در سلول های ستون ها.
ارزیابی داده ها در مایکروسافت اکسل می تواند با استفاده از دکمه "مرتب سازی و فیلتر"، که در زبانه "صفحه اصلی" نوار در نوار ابزار "ویرایش" واقع شده است، انجام می شود. اما برای اولین بار، ما باید روی هر سلول ستونی که می خواهیم مرتب سازی بر روی آن کلیک کنیم کلیک کنید.
به عنوان مثال، در جدول زیر، کارمندان باید بر اساس حروف الفبا مرتب شوند. ما در هر سلول ستون "Name" تبدیل شده ایم و بر روی دکمه "مرتب سازی و فیلتر" کلیک کنید. برای مرتب سازی نام ها به ترتیب حروف الفبا از لیستی که به نظر می رسد، مورد "مرتب سازی از A تا Z" را انتخاب کنید.
همانطور که می بینید، تمام داده ها در جدول بر اساس فهرست حروف الفبا از نام واقع شده اند.
برای انجام مرتب سازی در جهت معکوس، در همان منو، دکمه مرتب سازی را از Z به A انتخاب کنید. "
لیست به ترتیب معکوس بازسازی می شود.
لازم به ذکر است که این نوع مرتب سازی فقط با فرمت متن داده شده است. به عنوان مثال، هنگامی که فرمت شماره مشخص شده است، مرتب کردن "از حداقل به حداکثر" (و برعکس) مشخص می شود، و هنگامی که فرمت تاریخ مشخص شده است، "از قدیمی به جدید" (و برعکس).
مرتبسازی سفارشی
اما، همانطور که می بینیم، با انواع مشخص شده مرتب سازی با همان مقدار، داده هایی که شامل نام یک شخص هستند در یک نظم دلخواه در دامنه مرتب شده اند.
و اگر ما می خواهیم نام را به ترتیب حروف الفبا مرتب کنیم، چه کاری باید انجام دهیم، اما برای مثال، اگر نام نامزدها مطابقت داشته باشد، داده ها را طبق تاریخ مرتب کنید؟ برای انجام این کار، و همچنین برای استفاده از برخی از ویژگی های دیگر، همه در همان منو "مرتب سازی و فیلتر"، ما باید به مورد "مرتب سازی سفارشی ..." بروید.
پس از آن، پنجره تنظیمات مرتب سازی باز می شود. اگر در جدول شما عناوین وجود داشته باشد، لطفا توجه داشته باشید که در این پنجره یک علامت چک کنار «داده های من حاوی عناوین» است.
در قسمت "Column" نام ستون را مشخص می کند که مرتب می شود. در مورد ما این ستون "نام" است. در فیلد "مرتب سازی" مشخص شده است که کدام نوع محتوا مرتب خواهد شد. چهار گزینه وجود دارد:
- ارزش ها؛
- رنگ سلولی؛
- رنگ فونت؛
- آیکون سلولی
اما، در بیشتر موارد، مورد "ارزش" مورد استفاده قرار می گیرد. این به طور پیش فرض تنظیم شده است. در مورد ما نیز از این آیتم استفاده خواهیم کرد.
در ستون "سفارش" ما باید مشخص کنید که کدام اطلاعات در آن قرار دارد: "از A تا Z" یا برعکس. مقدار "A تا Z" را انتخاب کنید.
بنابراین، ما مرتب سازی بر اساس یکی از ستون ها انجام می دهیم. برای مرتب سازی سفارشی در ستون دیگر، روی دکمه «اضافه کردن سطح» کلیک کنید.
مجموعه ای دیگر از فیلدها ظاهر می شود، که باید برای مرتب سازی با ستون دیگری نیز پر شده باشد. در مورد ما، توسط ستون "تاریخ". از آنجا که فرمت تاریخ در این سلول ها تنظیم شده است، در فیلد «سفارش» ما مقادیر «از A تا Z» را تنظیم نمی کنیم، اما «از قدیمی به جدید» یا «از جدید به قدیمی».
به همین ترتیب، در این پنجره، می توانید در صورت لزوم پیکربندی کنید و مرتب سازی بر اساس ستون های دیگر به ترتیب اولویت. وقتی همه تنظیمات انجام می شود، بر روی دکمه "OK" کلیک کنید.
همانطور که می بینید، در حال حاضر در جدول ما تمام داده ها، اول از همه، توسط نام کارمند، و سپس، با تاریخ پرداخت، مرتب شده اند.
اما این ویژگی های مرتب سازی سفارشی نیست. در صورت لزوم، در این پنجره می توانید مرتب سازی را بر اساس ستون های پیکربندی کنید، بلکه بر اساس ردیف ها. برای انجام این کار روی دکمه "Parameters" کلیک کنید.
در پنجره باز شده از پارامترهای مرتب سازی، سوئیچ را از موقعیت "خطوط محدوده" به موقعیت "ستون محدوده" حرکت دهید. روی دکمه "OK" کلیک کنید.
اکنون، با مقایسه با مثال قبلی، می توانید داده ها را برای مرتب سازی وارد کنید. داده ها را وارد کنید و روی دکمه "OK" کلیک کنید.
همانطور که می بینید، بعد از این، ستون ها با توجه به پارامترهای وارد شده معکوس می شوند.
البته، برای جدول ما، به عنوان مثال، استفاده از مرتب سازی با تغییر محل ستون به ویژه مفید نیست، اما برای برخی از جداول دیگر این نوع مرتب سازی ممکن است بسیار مناسب است.
فیلتر کردن
علاوه بر این، در مایکروسافت اکسل، یک تابع فیلتر داده وجود دارد. این به شما اجازه می دهد فقط اطلاعاتی را که مناسب می بینید را مشاهده کنید و بقیه را پنهان کنید. در صورت لزوم، داده های مخفی همیشه می توانند به حالت قابل مشاهده بازگردند.
برای استفاده از این تابع، ما بر روی هر سلول در جدول (و ترجیحا در هدر) کلیک کنید، دوباره بر روی دکمه "مرتب کردن و فیلتر" در نوار ابزار "ویرایش" کلیک کنید. اما، این بار در منو که ظاهر می شود، مورد "فیلتر" را انتخاب کنید. همچنین می توانید به جای این اقدامات به راحتی کلید ترکیبی Ctrl + Shift + L را فشار دهید.
همانطور که می بینید، در سلول هایی با نام تمام ستون ها، یک آیکون به شکل یک مربع ظاهر می شود که در آن مثلث گرد و غبار قرار گرفته است.
روی این آیکون در ستون کلیک کنید که طبق آن ما فیلتر می کنیم. در مورد ما، تصمیم گرفتیم بر اساس نام فیلتر کنیم. به عنوان مثال، ما باید داده ها را تنها کارکنان نیکولایف را ترک کنید. بنابراین، تیک را از نام دیگر کارگران حذف می کنیم.
هنگامی که این روش کامل می شود، روی دکمه "OK" کلیک کنید.
همانطور که می بینیم، در جدول تنها خطوط با نام کارمند Nikolaev وجود دارد.
بیایید کار را پیچیده کنیم و در جدول تنها اطلاعاتی را که مربوط به نیکولایف برای سه ماهه سوم سال 2016 است را ترک کنیم. برای انجام این کار، بر روی نماد در سلول "تاریخ" کلیک کنید. در لیستی که باز می شود، تیک را از ماههای "مه"، "ژوئن" و "اکتبر" حذف کنید، زیرا آنها مربوط به سه ماهه سوم نیستند و بر روی دکمه "OK" کلیک کنید.
همانطور که می بینید، تنها اطلاعاتی که نیاز داریم وجود دارد.
برای حذف فیلتر در یک ستون مشخص و برای نشان دادن اطلاعات پنهان، روی نماد واقع در سلول با نام این ستون کلیک کنید. در منوی باز شده، روی آیتم «حذف فیلتر از ...» کلیک کنید.
اگر می خواهید فیلتر را به صورت کلی بر اساس جدول بازنشانی کنید، سپس باید بر روی دکمه «مرتب سازی و فیلتر» روی نوار کلیک کنید و «پاک کردن» را انتخاب کنید.
اگر شما نیاز دارید فیلتر را کاملا حذف کنید، سپس، همانطور که در راه اندازی آن هستید، در همان منو، گزینه "Filter" را انتخاب کنید، یا کلید ترکیبی Ctrl + Shift + L را تایپ کنید.
علاوه بر این، لازم به ذکر است که پس از فعال شدن «فیلتر»، هنگامیکه روی آیکون مربوطه در سلول هدر جدول کلیک میکنید، در منو ظاهر می شود، توابع مرتب سازی موجود است، که ما در بالا گفتیم: "مرتب کردن از A به Z" ، "مرتب سازی از Z به A" و "مرتب سازی بر اساس رنگ".
آموزش: نحوه استفاده از یک فیلتر خودکار در مایکروسافت اکسل
میز هوشمند
مرتب سازی و فیلتر کردن نیز می تواند با تبدیل منطقه داده ای که شما با آن کار می کنید را به یک "جدول هوشمند" تبدیل کنید.
دو راه برای ایجاد یک جدول هوشمند وجود دارد. برای استفاده از اولین آنها، کل قسمت جدول را انتخاب کنید، و در حالیکه در صفحه اصلی هستید، بر روی دکمه روی نوار Format as Table کلیک کنید. این دکمه در نوار ابزار Styles قرار دارد.
بعد، یکی از سبک های مورد علاقه خود را در لیست باز می شود را انتخاب کنید. انتخاب جدول بر روی عملکرد جدول تاثیر نمی گذارد.
پس از آن یک کادر محاوره ای باز می شود که می توانید مختصات جدول را تغییر دهید. اما، اگر قبلا منطقه درستی را انتخاب کرده اید، هیچ چیز دیگری نباید انجام شود. نکته اصلی این است که توجه داشته باشید که یک علامت کنار پارامتر "جدول با هدر" وجود دارد. بعد، فقط روی دکمه «OK» کلیک کنید.
اگر تصمیم به استفاده از روش دوم دارید، همچنین باید کل قسمت جدول را انتخاب کنید، اما این بار به برگه "Insert" بروید. در اینجا، روی نوار در جعبه ابزار «جداول»، باید روی دکمه «جدول» کلیک کنید.
پس از آن، مانند آخرین زمان، یک پنجره باز می شود که شما می توانید مختصات قرار دادن جدول را تنظیم کنید. روی دکمه "OK" کلیک کنید.
صرف نظر از اینکه کدام روش در هنگام ایجاد یک جدول هوشمند استفاده می کنید، شما با یک جدول در سلول های کلاه هایی که آیکون های فیلتر شده قبل از آن مشخص شده اند نصب خواهد شد.
هنگامیکه روی این آیکون کلیک می کنید، همه ی توابع مشابه در هنگام شروع فیلتر به صورت استاندارد از طریق "مرتب کردن و فیلتر کردن" در دسترس هستند.
درس: نحوه ایجاد جدول در مایکروسافت اکسل
همانطور که می بینید، ابزار مرتب سازی و فیلتر کردن، هنگامی که به درستی استفاده می شود، می تواند کاربران را به راحتی با جداول تسهیل کند. به ویژه در مورد استفاده آنها در مواردی که جدول حاوی یک آرایه داده بسیار بزرگ است، مرتبط است.
