در بسته مایکروسافت آفیس، یک برنامه خاص برای ایجاد یک پایگاه داده وجود دارد و با آنها کار می کند - Access. با این وجود، بسیاری از کاربران ترجیح می دهند برای این منظور یک نرم افزار آشنا تر برای آنها استفاده کنند - اکسل. لازم به ذکر است که این برنامه دارای تمام ابزارهایی برای ایجاد یک پایگاه داده کامل (DB) است. بیایید بیاموزیم چگونه این کار را انجام دهیم.
فرایند ایجاد
پایگاه داده اکسل یک مجموعه ساختار یافته ای از اطلاعات است که در ستون ها و ردیف های یک صفحه توزیع شده است.
با توجه به اصطلاحات خاص، رشته های پایگاه داده نامگذاری می شوند "سوابق". هر ورودی حاوی اطلاعاتی درباره یک شی فرد است.
ستونها نامیده می شوند "زمینه". هر فیلد شامل یک پارامتر جداگانه برای همه سوابق است.
بدین معنی که هر پایگاه داده در اکسل یک جدول منظم است.
ایجاد جدول
بنابراین ابتدا باید یک جدول ایجاد کنیم.
- هدرهای فیلدها (ستون ها) پایگاه داده را وارد کنید.
- ما نام پرونده های پایگاه داده (خطوط) را پر می کنیم.
- ما برای پر کردن پایگاه داده ادامه می دهیم.
- پس از پر کردن پایگاه داده، اطلاعات را در اختیار ما قرار می دهیم (فونت، مرزها، پر کردن، انتخاب، موقعیت متن نسبت به سلول و غیره).
این ایجاد چارچوب پایگاه داده را تکمیل می کند.
درس: نحوه ایجاد یک صفحه گسترده در اکسل
اختصاص دادن ویژگی های پایگاه داده
برای اینکه اکسل جدول را فقط به عنوان محدوده سلولی، به عنوان یک پایگاه داده درک کند، باید ویژگی های مناسب را اختصاص دهد.
- به برگه بروید "داده ها".
- تمام محدوده جدول را انتخاب کنید. با کلیک بر روی دکمه راست موس کلیک کنید. در منوی زمینه، روی دکمه کلیک کنید "نام یک نام را ...".
- در نمودار "نام" نامی را که ما میخواهیم با آن تماس بگیریم مشخص کنیم. یک پیش شرط این است که نام باید از یک حرف شروع شود و فضاها نباید باشد. در نمودار "محدوده" شما می توانید آدرس منطقه جدول را تغییر دهید، اما اگر آن را به درستی انتخاب کردید، نیازی به تغییر در اینجا نیستید. به صورت اختیاری می توانید یک یادداشت را در یک فیلد جداگانه مشخص کنید، اما این پارامتر اختیاری است. پس از همه تغییرات، بر روی دکمه کلیک کنید. "خوب".
- روی دکمه کلیک کنید "ذخیره" در بالای پنجره یا میانبر صفحه کلید را تایپ کنید Ctrl + S، به منظور ذخیره پایگاه داده بر روی هارد دیسک و یا رسانه های قابل جابجایی متصل به کامپیوتر.
ما می توانیم بگوییم که پس از آن، ما یک پایگاه داده آماده داریم. این امکان وجود دارد که حتی در چنین شرایطی همانطور که در حال حاضر ارائه می شود، کار کند، اما بسیاری از فرصت ها قطع خواهد شد. در زیر توضیح خواهیم داد که چگونه پایگاه داده را کارآمدتر کنیم.
مرتب کردن و فیلتر کردن
کار با پایگاه های داده، اول از همه، فراهم می کند برای امکان سازماندهی، انتخاب و مرتب سازی سوابق. اجازه دهید این توابع را به پایگاه داده ما وصل کنیم.
- اطلاعات مربوط به فیلد که در آن ما قصد داریم سفارش را انتخاب کنیم انتخاب کنید. بر روی دکمه "مرتب سازی بر روی نوار در زبانه قرار دهید" را کلیک کنید "داده ها" در بلوک ابزار "مرتب کردن و فیلتر کردن".
مرتب سازی بر تقریبا هر پارامتر انجام می شود:
- نام حروف الفبا؛
- تاریخ
- شماره و غیره
- پنجره بعدی ظاهر خواهد شد که خواهان استفاده از منطقه انتخابی برای مرتب سازی یا به طور خودکار آن را گسترش دهد. گسترش خودکار را انتخاب کنید و روی دکمه کلیک کنید. "ترتیب ...".
- پنجره تنظیمات مرتب سازی باز می شود. در حوزه "مرتب کردن بر اساس" نام فیلد که در آن انجام خواهد شد را مشخص کنید.
- در حوزه "ترتیب" مشخص می کند دقیقا چگونه انجام خواهد شد. برای یک پایگاه داده، بهترین گزینه این است که انتخاب کنید "ارزش ها".
- در حوزه "سفارش" دستورالعمل هایی را که مرتب سازی انجام می شود تعیین کنید. برای انواع مختلف اطلاعات، مقادیر مختلف در این پنجره نمایش داده می شود. به عنوان مثال، برای داده های متن، این مقدار خواهد بود "از A تا Z" یا "Z به A"، و برای عددی - "صعودی" یا "نزولی".
- مهم این است که مطمئن شوید "اطلاعات من حاوی هدر" یک تیک وجود داشت اگر نه، پس شما باید قرار دهید.
پس از وارد شدن به تمام پارامترهای لازم، روی دکمه کلیک کنید "خوب".
پس از آن، اطلاعات در پایگاه داده بر اساس تنظیمات مشخص شده طبقه بندی می شوند. در این مورد، ما توسط نام کارکنان شرکت مرتب شده ایم.
- یکی از ابزار مناسب برای کار در یک پایگاه داده اکسل یک فیلتر خودکار است. محدوده کل پایگاه داده و بلوک تنظیمات را انتخاب کنید "مرتب کردن و فیلتر کردن" روی دکمه کلیک کنید "فیلتر".
- همانطور که می بینید، بعد از این، آیکون ها در سلول ها با نام فیلدها در شکل مثلث معکوس ظاهر می شوند. با کلیک بر روی آیکون ستون که مقدار آن ما می خواهیم برای فیلتر کردن. در پنجره باز شده علامت های چک را از آن مقادیر حذف می کنیم، پرونده هایی که می خواهیم پنهان کنیم. پس از انتخاب ساخته شده، بر روی دکمه کلیک کنید. "خوب".
همانطور که می بینید، بعد از این، خطوط حاوی مقادیری که ما از آنها حذف کردیم، از جدول جدا شد.
- برای بازگرداندن تمام داده ها به روی صفحه، بر روی نماد ستون که روی آن فیلترینگ انجام شد کلیک کنید و در پنجره باز شده، همه کادرها را در مقابل همه موارد چک کنید. سپس بر روی دکمه کلیک کنید "خوب".
- به منظور فیلتر کردن کامل، بر روی دکمه کلیک کنید. "فیلتر" روی نوار
درس: مرتب کردن و فیلتر کردن داده ها در اکسل
جستجو
اگر یک پایگاه داده بزرگ وجود دارد، راحت است از طریق یک ابزار خاص از طریق آن جستجو کنید.
- برای انجام این کار، به برگه بروید "خانه" و در نوار در بلوک ابزار در حال ویرایش دکمه را فشار دهید "یافتن و برجسته کردن".
- یک پنجره باز می شود که در آن شما باید مقدار دلخواه را مشخص کنید. پس از آن، روی دکمه کلیک کنید "بعدی را پیدا کنید" یا "یافتن همه".
- در اولین مورد، سلول اول که در آن مقدار مشخصی وجود دارد فعال می شود.
در مورد دوم، تمام لیست سلول های حاوی این مقدار باز می شود.
درس: چگونه می توان یک جستجو در اکسل انجام داد
مناطق پریشانی
مناسب برای ایجاد یک پایگاه داده برای تعمیر سلول با نام رکوردها و فیلدها. هنگام کار با یک پایگاه بزرگ - این فقط یک پیش شرط است. در غیر این صورت، شما دائما باید زمان پیمایش را از طریق ورق صرف کنید تا ببینید کدام ردیف یا ستون مربوط به یک مقدار خاص است.
- سلول را انتخاب کنید، قسمت بالا و سمت چپ که می خواهید آن را تعمیر کنید. این بلافاصله در زیر هدر قرار دارد و به سمت راست نامهای ورودی.
- بودن در تب "مشاهده" روی دکمه کلیک کنید "پین منطقه"که در گروه ابزار واقع شده است "پنجره". در لیست کشویی مقدار را انتخاب کنید "پین منطقه".
حالا اسامی فیلد ها و اسناد همیشه در مقابل چشمان شما قرار دارند، مهم نیست که چقدر از طریق برگه داده حرکت می کنید.
درس: نحوه رفع اكسل
لیست پایین
برای بعضی از زمینه های جدول، سازماندهی لیست کشویی مطلوب خواهد بود تا کاربران با اضافه کردن رکوردهای جدید، بتوانند فقط پارامترهای خاصی را مشخص کنند. این درست است، به عنوان مثال، برای زمینه "پل". پس از همه، ممکن است تنها دو گزینه وجود داشته باشد: مرد و زن.
- یک لیست اضافی ایجاد کنید به راحتی آن را در ورق دیگری قرار می دهیم. در آن لیستی از مقادیری که در لیست کشویی ظاهر می شود را مشخص می کنیم.
- این لیست را انتخاب کنید و با کلیک راست موس روی آن کلیک کنید. در منوی ظاهر شده، مورد را انتخاب کنید "نام یک نام را ...".
- پنجره ای که برای ما آشناست باز می شود. در زمینه مناسب، نام را به محدوده ما اختصاص دهید، با توجه به شرایطی که قبلا در بالا بحث شده است.
- ما به برگه با پایگاه داده بازگشتیم. محدوده ای را انتخاب کنید که لیست کشویی آن اعمال شود. به برگه بروید "داده ها". ما دکمه را فشار می دهیم "تأیید اطلاعات"که بر روی نوار در بلوک ابزار قرار دارد "کار با داده ها".
- پنجره بازبینی ارزش باز می شود. در حوزه "نوع داده" سوئیچ را به سمت موقعیت قرار دهید "لیست". در حوزه "منبع" علامت را تنظیم کن "=" و بلافاصله پس از آن، بدون فضای، نام لیست کشویی را که ما آن را کمی بالاتر دادیم، بنویسیم. پس از آن، روی دکمه کلیک کنید "خوب".
در حال حاضر، هنگامی که شما سعی می کنید داده ها را در محدوده محدودیت تنظیم کنید، یک لیست ظاهر خواهد شد که در آن شما می توانید بین مقادیر به وضوح تعریف شده را انتخاب کنید.
اگر سعی کنید شخصیت های دلخواه خود را در این سلول بنویسید، یک پیام خطا ظاهر می شود. شما باید مجددا بازگردید و وارد صحنه شوید.
درس: چگونه می توان یک لیست کشویی در اکسل ایجاد کرد
البته، اکسل در توانایی های خود در برنامه های تخصصی برای ایجاد پایگاه های داده پایین تر است. با این حال، این ابزار دارای یک ابزار است که در اکثر موارد نیازهای کاربران را که می خواهند پایگاه داده ایجاد کنند، برآورده می کند. با توجه به این واقعیت که ویژگی های اکسل، در مقایسه با برنامه های تخصصی، به کاربران عادی بسیار بهتر می شود و در این راستا توسعه مایکروسافت حتی دارای مزایایی است.
