در صورت لزوم، ابزار Outlook ایمیل به شما اجازه می دهد اطلاعات مختلفی از جمله مخاطبین را در یک فایل جداگانه ذخیره کنید. این ویژگی به ویژه مفید خواهد بود اگر کاربر تصمیم به تغییر در نسخه دیگری از چشم انداز، و یا اگر شما نیاز به انتقال مخاطبین به یک برنامه ایمیل دیگر.
در این کتابچه راهنمای ما، ما چگونه می توانیم مخاطبین را به یک فایل خارجی وارد کنیم. و ما آن را در مثال MS Outlook 2016 انجام خواهیم داد.
بیایید با منو "File" شروع کنیم، جایی که ما به قسمت "Open and Export" برویم. در اینجا ما دکمه "واردات و صادرات" را فشار داده و به تنظیم صادرات داده ها ادامه می دهیم.
از آنجا که ما می خواهیم اطلاعات تماس را ذخیره کنیم، در این پنجره مورد "Export to file" را انتخاب می کنیم و دکمه "Next" را کلیک کنید.
اکنون نوع فایل را برای ایجاد انتخاب کنید. فقط دو نوع در اینجا ارائه می شود. اول، "ارزشهای جدا شده از علامت" است، یعنی یک فایل CSV. و دوم "پرونده داده Outlook" است.
اولین نوع فایل ها می توانند برای انتقال داده ها به برنامه های دیگر که می توانند با فرمت های فایل CSV کار کنند استفاده شوند.
برای صادرات مخاطبین به یک فایل CSV، گزینه "ارزش های جدا شده از علامت" را انتخاب کنید و روی دکمه "بعدی" کلیک کنید.
در اینجا در درخت پوشه، «مخاطبین» را در «بخش داده Outlook Data» انتخاب کنید و با کلیک روی «بعدی»، به مرحله بعدی بروید.
اکنون باقی می ماند که پوشه ای را انتخاب کنید که در آن فایل ذخیره می شود و نام آن را می دهد.
در اینجا می توانید زمینه های تطبیق را با کلیک بر روی دکمه مناسب سفارشی کنید. یا روی "پایان" و چشم انداز برای ایجاد فایل در پوشه مشخص شده در مرحله قبل کلیک کنید.
اگر شما قصد دارید برای صادرات اطلاعات تماس به نسخه دیگری از Outlook، در این مورد شما می توانید مورد "فایل داده های اطلاعات چشم انداز (. PST)" را انتخاب کنید.
پس از آن، پوشه "Contacts" را در شاخه Data Outlook File انتخاب کنید و به مرحله بعدی بروید.
نام دایرکتوری و فایل را مشخص کنید. و همچنین اقدامات با تکراری را انتخاب کنید و به مرحله نهایی بروید.
حالا شما باید یکی از سه اقدام موجود برای مخاطبین تکراری را انتخاب کنید و روی دکمه "پایان" کلیک کنید.
بنابراین، صادرات اطلاعات تماس بسیار آسان است - فقط چند مرحله. به طور مشابه، شما می توانید داده ها را در نسخه های بعد مشتری پست الکترونیکی صادر کنید. با این حال، فرآیند صادرات ممکن است کمی از آنچه که در اینجا شرح داده شده کمی متفاوت باشد.
