ایجاد لیست کشویی اجازه می دهد تا نه تنها صرفه جویی در وقت هنگام انتخاب یک گزینه در فرآیند پر کردن جداول، بلکه برای محافظت از خود از ورود نادرست داده های نادرست. این یک ابزار بسیار مناسب و عملی است. بیایید نحوه فعال سازی آن را در اکسل و نحوه استفاده از آن، و نیز یادگیری برخی از تفاوت های ظریف دیگر در مورد مدیریت آن بیاموزیم.
با استفاده از لیست کشویی
پایین کشیدن، و یا همانطور که می گویند، لیست های کشویی اغلب در جداول استفاده می شود. با کمک آنها می توانید طیف وسیعی از مقادیر وارد شده را به آرایه جدول محدود کنید. آنها به شما اجازه می دهند تا فقط از یک لیست آماده شده وارد کنید. این به طور همزمان پردازش ورود داده ها را افزایش می دهد و از خطا محافظت می کند.
روش ایجاد
اول از همه، بیایید دریابیم چگونه یک لیست کشویی ایجاد کنیم. ساده ترین راه برای انجام این کار با استفاده از یک ابزار است "تأیید اطلاعات".
- ستون آرایه جدول را انتخاب کنید، در سلول هایی که قرار است لیست کشویی قرار دهید. به برگه بروید "داده ها" و بر روی دکمه کلیک کنید "تأیید اطلاعات". این بر روی نوار در بلوک قرار گرفته است. "کار با داده ها".
- پنجره ابزار شروع می شود. "بررسی ارزش ها". به بخش بروید "گزینه ها". در منطقه "نوع داده" از لیست انتخاب کنید "لیست". پس از آن حرکت به میدان "منبع". در اینجا شما باید یک گروه از اقلام برای استفاده در لیست را مشخص کنید. این اسامی ها می توانند به صورت دستی وارد شوند یا اگر آنها قبلا در یک سند اکسل در جای دیگر قرار داشته باشند، می توانید آنها را پیوند دهید.
اگر ورودی دستی انتخاب شده باشد، هر عنصر لیست باید از طریق یک نقطه نقطه به نقطه وارد شود (;).
اگر می خواهید داده ها را از یک آرایه جدول موجود موجود بکشید، سپس به برگه ای که در آن واقع شده است (اگر آن را در دیگری قرار دارد) بروید، مکان نما را در منطقه قرار دهید "منبع" پنجره های اعتبار سنجی داده ها، و سپس آرایه ای از سلول هایی که لیست در آن قرار دارد را انتخاب کنید. مهم است که هر یک از سلولهای شخصی یک آیتم لیست جداگانه قرار گیرد. پس از آن، مختصات محدوده مشخص شده باید در منطقه ظاهر شود "منبع".
راه دیگری برای برقراری ارتباط این است که آرایه را با لیستی از نامها اختصاص دهیم. محدوده ای را که مقادیر داده مشخص شده است را انتخاب کنید. در سمت چپ نوار فرمول، فضای نام است. به طور پیش فرض زمانی که یک محدوده انتخاب شده است، مختصات اولین سلول انتخاب شده نمایش داده می شود. ما، برای اهداف ما، به سادگی نامی را که در نظر ما مناسب تر است وارد کنید. الزامات اصلی برای نام این است که آن را در کتاب منحصر به فرد است، فضایی ندارد و لزوما با یک نامه شروع می شود. اکنون این نام است که دامنه ای که قبلا شناسایی شده است شناسایی می شود.
در حال حاضر در پنجره تأیید اطلاعات در منطقه "منبع" نیاز به تنظیم شخصیت "="و سپس بلافاصله پس از وارد کردن نامی که ما به دامنه اختصاص داده ایم را وارد کنید. برنامه بلافاصله اتصال بین نام و آرایه را شناسایی می کند و لیستی را که در آن واقع شده است را می کشد.
اما اگر به یک جدول هوشمند تبدیل شود، استفاده از لیست بسیار مفید خواهد بود. در چنین جدولی، ارزش گذاری را آسان تر می کند، در نتیجه به طور خودکار موارد لیست را تغییر می دهد. بنابراین، این محدوده در واقع تبدیل به یک جدول جستجو خواهد شد.
برای تبدیل یک محدوده به یک جدول هوشمند، آن را انتخاب کنید و آن را به برگه منتقل کنید "خانه". وجود دارد ما بر روی دکمه کلیک کنید "فرمت به عنوان جدول"که بر روی نوار در بلوک قرار می گیرد "سبک". یک گروه بزرگ از سبک ها باز می شود. انتخاب یک سبک خاص بر روی عملکرد جدول تاثیر نمی گذارد و بنابراین ما هر یک از آنها را انتخاب می کنیم.
پس از آن یک پنجره کوچک باز می شود، حاوی آدرس آرایه انتخاب شده است. اگر انتخاب درست انجام شود، نیازی به تغییر نیست. از آنجا که دامنه ما هیچ عنوان، مورد "جدول با عنوان" تیک نباید باشد اگرچه به طور خاص در مورد شما، شاید عنوان مورد استفاده قرار گیرد. بنابراین ما فقط باید دکمه را فشار دهیم. "خوب".
پس از این محدوده به عنوان یک جدول قالب بندی می شود. اگر آن را انتخاب کنید، می توانید در فیلد نام نشان دهید که نام به طور خودکار به آن اختصاص داده شده است. این نام را می توان برای قرار دادن در منطقه استفاده کرد. "منبع" در پنجره تایید اطلاعات با استفاده از الگوریتم که قبلا شرح داده شده است. اما اگر می خواهید از نام دیگری استفاده کنید، می توانید آن را فقط با تایپ کردن در فضای نام جایگزین کنید.
اگر این لیست در یک کتاب دیگر قرار داده شود، سپس به درستی آن را منعکس می کند، شما باید تابع را اعمال کنید FLOSS. اپراتور مشخص شده در نظر گرفته شده است که "لینک فوق العاده مطلق" را به عناصر برگ در فرم متن ایجاد کند. در واقع، این روش تقریبا دقیقا مانند موارد قبلا شرح داده شده است، فقط در زمینه "منبع" بعد از شخصیت "=" باید نام اپراتور را نشان دهد - "DVSSYL". پس از آن، آدرس محدوده، از جمله نام کتاب و ورق، باید به عنوان یک استدلال از این تابع در براکت ها تعریف شود. در واقع، همانطور که در تصویر زیر نشان داده شده است.
- در این مرحله می توانیم این روش را با کلیک بر روی دکمه انجام دهیم. "خوب" در پنجره تأیید اطلاعات، اما اگر دوست دارید، می توانید فرم را بهبود بخشید. به بخش بروید "پیام های ورودی" پنجره تأیید اطلاعات اینجا در منطقه "پیام" شما می توانید متن را که کاربران با کشیدن بیش از یک آیتم لیست با یک لیست کشویی مشاهده می کنید را بنویسید. ما پیامی را که ما در نظر داریم ضروری می نویسیم.
- بعد، به بخش بروید "پیام خطا". اینجا در منطقه "پیام" شما می توانید متن را که کاربر هنگام مشاهده اطلاعات نادرست وارد می کند، یعنی هر داده ای که از لیست کشویی از دست رفته است، مشاهده کند. در منطقه "مشاهده" شما می توانید نماد را که با یک هشدار همراه می شود انتخاب کنید. متن پیام را وارد کنید و روی آن کلیک کنید "خوب".
درس: چگونه یک لیست کشویی در Excel ایجاد کنید
انجام عملیات
اکنون اجازه دهید ببینیم چگونه با ابزارهایی که ما در بالا ایجاد کردیم کار کنیم.
- اگر ما مکان نما را بر روی هر عنصر ورق که لیست کشویی قرار گرفته است تنظیم کنیم، یک پیام اطلاعاتی را که قبلا در پنجره تایید داده وارد کرده ایم، خواهید دید. علاوه بر این، نماد مثلث به سمت راست سلول ظاهر می شود. این کار برای دسترسی به انتخاب آیتم های لیست انجام می شود. ما روی این مثلث کلیک میکنیم.
- پس از کلیک کردن بر روی آن، منو از اشیاء لیست باز خواهد شد. این شامل تمام عناصری است که قبلا از طریق پنجره تأیید اطلاعات وارد شده بود. ما گزینه ای را انتخاب می کنیم که لازم است.
- گزینه انتخاب شده در سلول نمایش داده می شود.
- اگر ما سعی می کنیم هر مقداری را که در فهرست وجود ندارد وارد کنیم، این عمل مسدود خواهد شد. در عین حال، اگر شما وارد یک پیام هشدار دهنده در پنجره تأیید اطلاعات، بر روی صفحه نمایش داده می شود. در پنجره هشدار لازم است روی دکمه کلیک کنید. "لغو" و با تلاش بعدی برای وارد کردن اطلاعات صحیح.
در این صورت، در صورت لزوم، تمام جدول را پر کنید
افزودن یک مورد جدید
اما اگر هنوز نیاز به اضافه کردن یک آیتم جدید دارید، چه؟ اقدامات در اینجا بستگی دارد به اینکه دقیقا شما لیست را در پنجره تأیید اطلاعات ایجاد کردید: وارد شده به صورت دستی یا از یک آرایه جدول کشیده شده است.
- اگر داده ها برای تشکیل لیست از آرایه جدول کشیده شود، سپس به آن بروید. محدوده سلول را انتخاب کنید. اگر این یک جدول هوشمند نیست بلکه یک محدوده داده ساده است، پس شما باید یک رشته را در وسط آرایه قرار دهید. اگر یک جدول "هوشمند" را اعمال کنید، در این صورت به اندازه کافی برای وارد کردن مقدار لازم در ردیف اول زیر آن کافی است و این ردیف بلافاصله در آرایه جدول گنجانده خواهد شد. این مزیت جدول هوشمند ماست که در بالا ذکر شد.
اما فرض کنید ما با یک مسئله پیچیده تر برخورد می کنیم، با استفاده از محدوده معمول. بنابراین، سلول را در وسط آرایه مشخص شده انتخاب کنید. یعنی بالاتر از این سلول و زیر آن باید خطوط آرایه دیگری باشد. ما بر روی قطعه مشخص شده با دکمه راست موس کلیک می کنیم. در منو گزینه را انتخاب کنید "چسباندن ...".
- یک پنجره آغاز شده است، جایی که باید یک شیء درج را انتخاب کنید. گزینه را انتخاب کنید "رشته" و بر روی دکمه کلیک کنید "خوب".
- بنابراین یک خط خالی اضافه شده است.
- ما در آن مقداری می خواهیم که در لیست کشویی نمایش داده شود.
- پس از آن، ما به آرایه جدول که در آن لیست کشویی قرار دارد باز می گردیم. با کلیک بر روی مثلث به سمت راست هر سلول در آرایه، می بینیم که ارزش ما نیاز به عناصر لیست موجود اضافه شده است. حالا، اگر می خواهید، می توانید آن را برای قرار دادن آن در عنصر جدول انتخاب کنید.
اما اگر لیست مقادیری از جداول جدا نشود، چه کاری باید انجام شود، اما به صورت دستی وارد شد؟ برای اضافه کردن یک عنصر در این مورد، الگوریتم خود را از اقدامات نیز دارد.
- تمام محدوده جدول را انتخاب کنید، عناصر آن لیست کشویی قرار می گیرند. به برگه بروید "داده ها" و دوباره روی دکمه کلیک کنید "تأیید اطلاعات" در یک گروه "کار با داده ها".
- پنجره اعتبار سنجی ورودی شروع می شود. به بخش بروید "گزینه ها". همانطور که می بینید، تمام تنظیمات در اینجا دقیقا همانند ما پیش از آن آنها را تنظیم می کنیم. ما در این مورد به منطقه علاقه مند هستیم "منبع". ما آن را به لیستی اضافه می کنیم که قبلا با هم جدا شده اند (;) ارزش یا مقادیری که ما می خواهیم در فهرست کشویی ببینیم. پس از اضافه کردن ما بر روی کلیک کنید "خوب".
- در حال حاضر، اگر لیست کشویی را در یک آرایه جدول باز کنیم، ارزش افزوده را در آنجا خواهیم دید.
حذف مورد
حذف عنصر لیست با توجه به الگوریتم دقیق همان به عنوان افزودنی انجام می شود.
- اگر داده ها از یک آرایه جدول کشیده شده باشند، سپس به این جدول بروید و با کلیک راست بر روی سلول که در آن مقدار واقع شده است، که باید حذف شود. در منوی زمینه، انتخاب در گزینه را متوقف کنید "حذف ...".
- پنجره ای برای حذف سلول ها باز می شود تقریبا همانطور که ما در هنگام اضافه کردن آنها دیدیم. در اینجا دوباره سوئیچ را به سمت موقعیت قرار می دهیم "رشته" و بر روی کلیک کنید "خوب".
- رشته از آرایه جدول، همانطور که می بینیم حذف می شود.
- حالا ما به جدول برگشتیم که در آن سلول ها با لیست کشویی قرار گرفته اند. ما روی مثلث راست هر سلول کلیک میکنیم. در لیستی که باز می شود، می بینیم که مورد حذف شده از دست رفته است.
چه کاری باید انجام دهم اگر مقادیر به خط تایید داده اضافه شده به صورت دستی، و نه با کمک یک جدول اضافی؟
- محدوده جدول با یک لیست کشویی را انتخاب کنید و برای چک کردن مقادیر به پنجره بروید، همانطور که قبلا انجام داده اید. در پنجره مشخص شده، به بخش بروید "گزینه ها". در منطقه "منبع" مقدار را که می خواهید با مکان نما کلیک کنید را انتخاب کنید. سپس بر روی دکمه کلیک کنید حذف روی صفحه کلید
- پس از حذف مورد، روی کلیک کنید "خوب". در حال حاضر در فهرست کشویی نخواهد بود، همانطور که در گزینه قبلی با جدول دیده می شود.
حذف کامل
در عین حال، موقعیت هایی وجود دارد که لیست کشویی باید کاملا حذف شود. اگر برای شما مهم نیست که داده های ذخیره شده ذخیره شده اند، حذف بسیار ساده است.
- آرایه کامل که در آن لیست کشویی واقع شده است را انتخاب کنید. به برگه بروید "خانه". روی نماد کلیک کنید "پاک کردن"که بر روی نوار در بلوک قرار می گیرد در حال ویرایش. در منوی باز شده، موقعیت را انتخاب کنید "پاک کردن همه".
- هنگامی که این عمل انتخاب می شود، تمام مقادیر در عناصر انتخاب شده برگ حذف خواهند شد، قالب بندی پاک خواهد شد و علاوه بر این، هدف اصلی این کار به دست خواهد رسید: لیست کشویی حذف خواهد شد و اکنون می توانید هر مقادیر را به صورت دستی وارد سلول کنید.
علاوه بر این، اگر کاربر نیازی به ذخیره داده های وارد شده نباشد، گزینه دیگری برای حذف فهرست کشویی وجود دارد.
- طیف وسیعی از سلول های خالی را انتخاب کنید که معادل طیف عناصر آرایه با یک لیست کشویی است. به برگه بروید "خانه" و در آنجا ما بر روی آیکون کلیک می کنیم "کپی"که بر روی نوار در منطقه مشخص شده است "تخته".
همچنین، به جای این عمل، می توانید با کلیک راست بر روی قطعه نشان داده شده با کلیک راست و در گزینه گزینه متوقف شوید "کپی".
حتی پس از انتخاب یک دکمه از دکمه ها حتی ساده تر است Ctrl + C.
- پس از آن، آن قطعه آرایه جدول را انتخاب کنید، جایی که عناصر کشویی قرار گرفته اند. ما دکمه را فشار می دهیم چسباندنبر روی روبان در برگه قرار گرفته است "خانه" در بخش "تخته".
گزینه دوم این است که بر روی انتخاب راست بر روی کلیک کنید و انتخاب در گزینه را متوقف کنید چسباندن در یک گروه "گزینه های درج".
در نهایت، می توان به راحتی سلول های دلخواه را علامت گذاری کرد و ترکیبی از دکمه ها را تایپ کرد. Ctrl + V.
- برای هر یک از موارد فوق، به جای سلول هایی که حاوی مقادیر و لیست کشویی هستند، یک قطعه کاملا تمیز وارد می شود.
اگر مورد نظر، به همان شیوه، شما می توانید محدوده خالی را وارد نکنید، اما یک قطعه کپی شده با داده. ضرر لیست های کشویی این است که شما نمی توانید به طور دستی داده هایی را که در لیست نیست وارد کنید، اما می توانید آن را کپی کنید و آن را جای گذاری کنید. در این حالت، بررسی داده ها کار نخواهد کرد. علاوه بر این، همانطور که متوجه شدیم، ساختار لیست کشویی خود تخریب خواهد شد.
اغلب، شما هنوز هم باید لیست کشویی را حذف کنید، اما در عین حال مقادیری که با استفاده از آن وارد شده اید، و قالب بندی را ترک کنید. در این مورد، باید اقدامات صحیح تر برای حذف ابزار پر شده مشخص انجام شود.
- تمام قطعه را انتخاب کنید که در آن آیتم های با لیست کشویی قرار گرفته اند. به برگه بروید "داده ها" و بر روی آیکون کلیک کنید "تأیید اطلاعات"که، به یاد می آوریم، روی نوار در گروه قرار می گیرد "کار با داده ها".
- پنجره معتبر ورودی شناخته شده باز می شود. در هر بخش از ابزار مشخص شده، ما باید یک عمل واحد انجام دهیم - روی دکمه کلیک کنید. "پاک کردن همه". این در گوشه پایین سمت چپ پنجره قرار دارد.
- پس از این، پنجره تأیید اطلاعات را می توان با کلیک کردن بر روی دکمه بستن استاندارد در گوشه بالا سمت راست آن به صورت متقابل یا روی دکمه "خوب" در پایین پنجره
- سپس هر یک از سلول هایی را که لیست کشویی قبلا قرار داده شده انتخاب کنید. همانطور که می بینید، در حال حاضر هیچ اشاره ای در انتخاب عنصر وجود دارد و نه مثلث برای تماس با لیست به سمت راست سلول. اما در عین حال، قالب بندی و تمام مقادیر وارد شده با استفاده از این لیست باقی مانده است. این بدان معنی است که ما با موفقیت کار را با مشکل مواجه کردیم: ابزاری که ما دیگر نیازی به آن نداریم، حذف شده است، اما نتایج کار آن دست نخورده باقی مانده است.
همانطور که می بینید، لیست کشویی می تواند به طور گسترده ای به معرفی داده ها در جداول و همچنین جلوگیری از معرفی مقادیر نادرست می پردازد. در هنگام پر کردن جداول تعداد اشتباهات کاهش می یابد. اگر هر مقدار باید اضافه شود، شما همیشه می توانید از روش ویرایش انجام دهید. گزینه ویرایش به روش ایجاد بستگی دارد. پس از پر کردن جدول، می توانید فهرست کشویی را حذف کنید، اگر چه لازم نیست که این کار را انجام دهید. اکثر کاربران ترجیح می دهند حتی پس از اتمام کار در پرکردن جدول با داده ها، آن را ترک کنند.
