هنگامی که در Excel کار می کنید، برخی از جداول به اندازه قابل توجهی دست می یابند. این به این واقعیت منجر می شود که اندازه سند افزایش می یابد، گاهی اوقات حتی به دوازده مگابایت یا بیشتر می رسد. افزایش وزن یک کتاب اکسل منجر به افزایش تعداد فضای اشغال شده در هارد دیسک می شود، اما مهمتر از همه، به کاهش سرعت اجرای اشیاء و فرآیندهای مختلف در آن می انجامد. به سادگی، زمانی که شما با چنین سند کار می کنید، اکسل شروع به کاهش می کند. بنابراین، مسئله بهینه سازی و کاهش اندازه این کتاب ها ضروری است. بیایید ببینید که چگونه می توانید اندازه فایل را در اکسل کاهش دهید.
روش برای کاهش اندازه کتاب
بهینه سازی فایل گسترش یافته باید در چندین جهت در یک بار باشد. بسیاری از کاربران حدس می زنند، اما اغلب کتاب های اکسل شامل بسیاری از اطلاعات غیر ضروری است. هنگامی که یک فایل کوچک است، هیچ کس به آن توجه خاصی نمی کند، اما اگر سند تند و شدید شود، باید با تمام پارامترهای ممکن آن را بهینه سازی کنید.
روش 1: محدوده کاری را کاهش دهید
محدوده کاری منطقه ای است که اکسل اقدامات را به خاطر می آورد. هنگام شمارش مجدد سند، برنامه تمام سلولهای فضای کاری را مجددا محاسبه می کند. اما این امر همیشه به دامنه ای که کاربر در واقع کار می کند، مطابقت ندارد. به عنوان مثال، یک فضای ناخواسته که به مراتب پایینتر از جدول قرار دارد، اندازه محدوده کاری را به عنصری که این فضای واقع شده است، گسترش می دهد. به نظر میرسد که وقتی محاسبه شود، اکسل یک سلولهای خالی را در هر زمان پردازش می کند. بیایید ببینیم چگونه می توان این مشکل را با مثال جدول خاصی حل کرد.
- اول، قبل از بهینه سازی، قبل از بهینه سازی وزن آن را بررسی کنید، برای مقایسه آنچه بعد از عمل انجام خواهد شد. این را می توان با حرکت به برگه انجام داد "پرونده". به بخش بروید "جزئیات". در قسمت سمت راست پنجره باز شده، خواص اصلی کتاب نشان داده شده است. اولین مورد از خواص اندازه سند است. همانطور که می بینید، در مورد ما 56.5 کیلوبایت است.
- اول از همه، شما باید ببینید که چگونه منطقه کار واقعی ورق متفاوت از آنچه کاربر واقعا نیاز دارد. این بسیار آسان است برای انجام. ما در هر سلول جدول قرار داریم و ترکیبی از کلید را تایپ می کنیم Ctrl + End. اکسل بلافاصله به آخرین سلول منتقل می شود، که برنامه به عنوان عنصر نهایی فضای کاری در نظر گرفته می شود. همانطور که می بینید، در مورد خاص ما این خط 913383 است. با توجه به اینکه جدول در واقع تنها شش خط اول را اشغال می کند، می توان گفت که خطوط 913377 در واقع یک بار بی فایده است که نه تنها حجم فایل را افزایش می دهد، بلکه به دلیل محاسبه ثابت کل محدوده برنامه هنگام انجام هر اقدام، منجر به افت سرعت در کار بر روی سند می شود.
البته، در حقیقت، چنین شکاف بزرگی بین محدوده کاری واقعی و یک اکسل برای آن بسیار نادر است و ما تعداد زیادی از خطوط را برای وضوح به دست آوردیم. اگر چه گاهی اوقات مواردی وجود دارد که کل منطقه یک ورق یک منطقه کاری محسوب می شود.
- برای رفع این مشکل، شما باید همه خطوط را از ابتدا خالی و به انتهای ورق حذف کنید. برای انجام این کار، اولین سلول را انتخاب کنید، که بلافاصله زیر جدول قرار گرفته است و ترکیب کلید را تایپ کنید Ctrl + Shift + Down Arrow.
- همانطور که می بینید، پس از آن، تمام عناصر ستون اول انتخاب شد، شروع از سلول مشخص شده و به انتهای جدول. سپس با کلیک راست بر روی محتوا کلیک کنید. در منوی زمینه باز، مورد را انتخاب کنید "حذف".
بسیاری از کاربران تلاش می کنند با کلیک کردن بر روی دکمه حذف شوند. حذف در صفحه کلید، اما این درست نیست. این عمل محتویات سلول ها را پاک می کند، اما خودشان را حذف نمی کند. بنابراین، در مورد ما این کمک نمی کند.
- پس از انتخاب مورد "حذف ..." در منوی زمینه، یک پنجره حذف کوچک سلولی باز می شود. ما در آن موقعیت را تغییر داده ایم "رشته" و بر روی دکمه کلیک کنید "خوب".
- تمام خطوط محدوده انتخاب شده حذف شده اند. اطمینان حاصل کنید که کتاب را با کلیک کردن بر روی نماد دیسکت در گوشه سمت راست بالای پنجره، دوباره ذخیره کنید.
- حالا بیا ببینیم چطور به ما کمک کرد هر سلول در جدول را انتخاب کنید و میانبر را تایپ کنید Ctrl + End. همانطور که می بینید، اکسل آخرین سلول جدول را انتخاب کرد، به این معنی که در حال حاضر آخرین عنصر از فضای کاری ورق است.
- حالا ما به بخش برویم "جزئیات" زبانه ها "پرونده"برای پیدا کردن چقدر وزن سند ما کاهش یافته است. همانطور که می بینید، اکنون 32.5 کیلوبایت است. به یاد بیاورید که قبل از روش بهینه سازی، اندازه آن 56.5 کیلو بایت بود. بنابراین، آن را بیش از 1.7 بار کاهش یافته است. اما در این مورد، دستاورد اصلی حتی کاهش وزن فایل نیست، اما واقعیت این است که این برنامه در حال حاضر از تجدید محدوده عملا استفاده نشده است که به طور قابل توجهی سرعت پردازش سند را افزایش می دهد.
اگر کتاب حاوی چند ورق است که با آن کار می کنید، شما باید با هر کدام از آنها یک روش مشابه داشته باشید. این امر باعث می شود تا اندازه سند کاهش یابد.
روش 2: قالب بندی بیش از حد را حذف کنید
یکی دیگر از عوامل مهم که یک سند اکسل را سنگین تر می کند فرمت بندی بیش از حد است. این ممکن است شامل استفاده از انواع مختلف فونتها، مرزها، فرمتهای عددی باشد، اما اول از همه برای پر کردن سلول های رنگی متفاوت است. بنابراین قبل از اینکه پرونده را فرمت کنید، باید دو بار فکر کنید و آن را به خوبی انجام دهید یا بدون این روش، به آسانی میتوانید انجام دهید.
این به ویژه در مورد کتاب های حاوی مقدار زیادی از اطلاعات، که خود را در حال حاضر اندازه قابل توجهی است. اضافه کردن قالب بندی به یک کتاب می تواند وزن خود را حتی چندین بار افزایش دهد. بنابراین، لازم است که بین ابعاد اطلاعات ارائه شده در سند و اندازه فایل، "بینظمی طلایی" را انتخاب کنید تا قالب بندی را فقط در مواردی که واقعا ضروری است اعمال کنید.
یکی دیگر از عوامل مربوط به قالب بندی، وزن، این است که برخی از کاربران ترجیح می دهند سلول ها را با "حاشیه" قالب بندی کنند. بدین معنی که نه فقط خود جدول، بلکه دامنه ای که در زیر آن قرار دارد، گاهی اوقات حتی در انتهای ورق، با انتظار اینکه وقتی ردیف های جدید به جدول اضافه می شوند، نیازی به فرمت آنها در هر زمان نباشد.
اما دقیقا مشخص نیست که وقتی خطوط جدید اضافه می شوند و چه تعداد افزوده می شوند و با چنین قالب بندی اولیه شما فایل را حتی در حال حاضر ایجاد می کنید، که تاثیری منفی بر سرعت کار با این سند خواهد داشت. بنابراین، اگر شما قالب بندی را برای خالی کردن سلول هایی که در جدول موجود نیست استفاده می کنید، باید قطعا آن را حذف کنید.
- اول از همه، شما باید تمام سلول هایی را که در زیر محدوده با داده قرار دارند را انتخاب کنید. برای انجام این کار، بر روی شماره اولین خط خالی در پانل مختصات عمودی کلیک کنید. کل خط برجسته شده است. بعد از آن از ترکیب کلیدی که قبلا می دانیم استفاده کنید. Ctrl + Shift + Down Arrow.
- پس از آن، طیف وسیعی از سطرهای زیر بخشی از جدول پر از داده ها برجسته می شود. بودن در تب "خانه" روی نماد کلیک کنید "پاک کردن"که بر روی نوار در بلوک ابزار قرار دارد در حال ویرایش. یک منوی کوچک باز می شود. یک موقعیت را در آن انتخاب کنید "فرمت های پاک".
- پس از این عمل در تمام سلول های محدوده انتخاب شده، قالب بندی حذف خواهد شد.
- به همان شیوه، شما می توانید فرمت غیر ضروری را در جدول خود حذف کنید. برای انجام این کار، سلول های فردی یا طیفی را انتخاب می کنیم که در آن قالب بندی را به عنوان حداقل مفید می دانیم، روی دکمه کلیک کنید. "پاک کردن" روی نوار و از لیست، مورد را انتخاب کنید "فرمت های پاک".
- همانطور که می بینید، قالب بندی در محدوده انتخاب شده از جدول به طور کامل حذف شده است.
- پس از آن، ما به این محدوده، تعدادی از عناصر قالب بندی را که ما در نظر می گیریم مناسب است: مرزها، فرمت های عددی و غیره.
مراحل فوق کمک می کند که به طور قابل توجهی حجم کتاب Excel را کاهش داده و سرعت کار را در آن افزایش دهید. اما بهتر است ابتدا از قالببندی فقط در مواردی که واقعا مناسب و ضروری است استفاده کنید، تا زمان صرف کردن سند را صرف کنید.
درس: فرمت جدول اکسل
روش 3: حذف لینک ها
در برخی از اسناد، تعداد زیادی از لینک ها، از جایی که ارزش ها در حال کشیدن است. این نیز می تواند به طور جدی سرعت کار در آنها را کند کند. لینک های خارجی به کتاب های دیگر به ویژه در این نمایش تاثیر می گذارد، هر چند که لینک های داخلی نیز تاثیر منفی بر سرعت دارند. اگر منبعی که لینک آن اطلاعات را دریافت می کند به طور مداوم به روز نمی شود، به این معنی است که آدرس مرجع را در سلول با ارزش های عادی جایگزین کند. این می تواند سرعت کار با سند را افزایش دهد. شما می توانید ببینید که آیا لینک یا مقدار در یک سلول خاص است؛ بعد از انتخاب عنصر در نوار فرمول می توانید ببینید.
- منطقه ای را که حاوی لینک است، انتخاب کنید. بودن در تب "خانه"، بر روی دکمه کلیک کنید "کپی" که بر روی روبان در گروه تنظیمات واقع شده است "تخته".
در عوض، پس از انتخاب محدوده، می توانید از ترکیبی از کلید های گرم استفاده کنید. Ctrl + C.
- پس از اینکه داده ها را کپی کردید، انتخاب را از منطقه حذف نکنید، اما با کلیک راست بر روی آن کلیک کنید. منوی زمینه راه اندازی شده است. در آن در بلوک "گزینه های درج" نیاز به کلیک بر روی آیکون "ارزش ها". به نظر می رسد یک پیکتمار با ارقام نشان داده شده است.
- پس از آن، تمام لینک ها در منطقه انتخاب شده با مقادیر آماری جایگزین خواهند شد.
اما لازم به یادآوری است که این گزینه بهینه سازی یک کتاب اکسل همیشه قابل قبول نیست. این می تواند تنها زمانی استفاده شود که داده های منبع اصلی پویا نیستند، یعنی با زمان تغییر نمی کنند.
روش 4: تغییرات فرمت
راه دیگری برای کاهش حجم فایل به طور قابل توجهی تغییر فرمت آن است. این روش احتمالا به بیش از هر کس دیگری کمک می کند تا کتاب را فشرده کند، گرچه گزینه های ارائه شده نیز باید در ترکیب مورد استفاده قرار گیرد.
در اکسل، چندین فرمت فایل های بومی وجود دارد - xls، xlsx، xlsm، xlsb. فرمت xls فرمت پایه برای نسخه برنامه Excel 2003 و قبل از آن بود. این در حال حاضر قدیمی است، اما، با این وجود، بسیاری از کاربران همچنان به کار خود ادامه می دهند. علاوه بر این، مواردی وجود دارد که شما مجبور شوید به کار با فایل های قدیمی که چند سال پیش ایجاد شده بود حتی در زمان عدم وجود فرمت های مدرن کار می کردید. به ذکر این واقعیت نیست که بسیاری از برنامه های شخص ثالث که نمی دانند چگونه با نسخه های بعد از اسناد اکسل اداره کنند، با کتاب های این افزونه کار می کنند.
لازم به ذکر است که این کتاب با گسترش xls دارای اندازه بسیار بزرگتر از آنالوگ مدرن فرمت xlsx است که اکسل در حال حاضر به عنوان اصلی اصلی آن را استفاده می کند. اول از همه، این به خاطر این واقعیت است که فایلهای xlsx، در واقع، آرشیوهای فشرده هستند. بنابراین، اگر از پسوند xls استفاده می کنید، اما می خواهید وزن کتاب را کاهش دهید، این کار را می توانید با صرفه جویی در آن در فرمت xlsx انجام دهید.
- برای تبدیل سند از فرمت xls به فرمت xlsx، به برگه بروید "پرونده".
- در پنجره ای که باز می شود، بلافاصله به بخش توجه شود "جزئیات"جایی که مشخص شده است که در حال حاضر وزن سند 40 کیلوبایت است. بعد، بر روی نام کلیک کنید "ذخیره به عنوان ...".
- یک پنجره ذخیره باز می شود. اگر می خواهید، می توانید به یک دایرکتوری جدید بروید، اما برای اکثر کاربران، سند جدید را در همان محل منبع ذخیره می کند. نام کتاب، اگر مورد نظر، می تواند در نام "نام فایل" تغییر، اگر چه لزوما نیست. مهمترین این روش این است که در این زمینه قرار گیرد "نوع فایل" معنای "کتاب اکسل (.xlsx)". پس از آن، شما می توانید دکمه را فشار دهید "خوب" در پایین پنجره
- بعد از صرفه جویی انجام می شود، به بخش بروید "جزئیات" زبانه ها "پرونده"، برای دیدن چقدر وزن کاهش می یابد. همانطور که می بینید، اکنون حدود 13.5 کیلو بایت در برابر 40 کیلوبایت قبل از روش تبدیل است. به این معنی، تنها حفظ یک فرمت مدرن، ما را قادر به فشرده کردن کتاب تقریبا سه برابر کرد.
علاوه بر این، در اکسل یک فرمت xlsb مدرن یا یک کتاب دودویی وجود دارد. در آن، سند در رمزگذاری باینری ذخیره می شود. این فایل ها حتی کمتر از کتاب های xlsx وزن می گیرند. علاوه بر این، زبان که در آن نوشته شده است نزدیکترین به اکسل است. بنابراین، آن را با چنین کتابهایی سریعتر از هر برنامه دیگری کار می کند. در عین حال، کتاب فرمت مشخص شده از نظر قابلیت و امکان استفاده از ابزارهای مختلف (قالب بندی، توابع، گرافیک و غیره) فراتر از فرمت xlsx نیست و بیش از فرمت xls است.
دلیل اصلی اینکه چرا Xlsb به طور پیش فرض در اکسل تبدیل نشد، برنامه های شخص ثالث به سختی با آن کار می کنند. به عنوان مثال، اگر شما نیاز به صادرات اطلاعات از اکسل به برنامه 1C، این را می توان با اسناد xlsx یا xls انجام داد، اما نه با xlsb. اما اگر قصد ندارید انتقال داده ها به برنامه شخص ثالث را منتقل کنید، می توانید سند را با فرمت xlsb ذخیره کنید. این به شما این امکان را می دهد که اندازه سند را کاهش دهید و سرعت کار را در آن افزایش دهید.
روش برای ذخیره فایل در فرمت xlsb شبیه همان چیزی است که ما برای پسوند xlsx انجام دادیم. در برگه "پرونده" بر روی مورد کلیک کنید "ذخیره به عنوان ...". در پنجره ذخیره باز در این زمینه "نوع فایل" نیاز به انتخاب یک گزینه "کتابنامه باینری اکسل (* .xlsb)". سپس بر روی دکمه کلیک کنید. "ذخیره".
ما به وزن سند در بخش نگاه می کنیم. "جزئیات". همانطور که می بینید، آن را حتی بیشتر کاهش داده است و در حال حاضر تنها 11.6 کیلو بایت است.
خلاصه، می توانیم بگوییم که اگر شما با یک فایل در فرمت کار می کنید، موثرترین راه برای کاهش اندازه آن، ذخیره مجدد در فرمت های xlsx یا xlsb است. اگر قبلا از این پسوند فایل استفاده می کنید، سپس برای کاهش وزن خود، باید فضای کاری درست را پیکربندی کنید، قالب بندی های اضافی و لینک های غیر ضروری را حذف کنید. اگر تمام این اقدامات را در یک مجموعه پیچیده انجام دهید، بیشترین بازده را دریافت خواهید کرد و تنها یک گزینه را محدود نخواهید کرد.
