برای راحتی، مشتری ایمیل چشم انداز کاربران خود را قادر می سازد به طور خودکار پاسخ به پیام های دریافتی. این کار می تواند به طور قابل توجهی کار را با ایمیل ساده تر کند، اگر لازم است همان پاسخ را در پاسخ به ایمیل های دریافتی ارسال کنید. علاوه بر این، پاسخ خودکار را می توان برای همه ورودی و انتخابی پیکربندی شده است.
اگر فقط مشکلی مشابه دارید، این دستورالعمل به شما کمک می کند که کار را با ایمیل ساده کنید.
بنابراین، برای تنظیم پاسخ اتوماتیک در چشم انداز سال 2010، شما باید یک الگوی ایجاد کنید و سپس قانون مربوطه را پیکربندی کنید.
ایجاد فرم پاسخ خودکار
بیایید از همان ابتدا شروع کنیم - ما قالب نامه ای را آماده می کنیم که به عنوان پاسخ به گیرندگان ارسال می شود.
اول، یک پیام جدید ایجاد کنید. برای انجام این کار، در صفحه «صفحه اصلی» روی دکمه «ایجاد پیام» کلیک کنید.
در اینجا شما باید متن را وارد کنید و در صورت لزوم آن را فرمت کنید. این متن در پیام پاسخ استفاده خواهد شد.
حالا، وقتی که متن را تکمیل می کنید، به منوی File بروید و دستور Save As را انتخاب کنید.
در پنجره ذخیره ی مورد نظر، "Outlook Template" را در لیست "File Type" انتخاب کنید و نام الگو را وارد کنید. اکنون ما با کلیک کردن بر روی دکمه «ذخیره»، صرفه جویی میکنیم. اکنون پنجره پیام جدید می تواند بسته شود.
این ساخت قالب autoresponse را تکمیل می کند و شما می توانید تنظیم کنید که قانون.
یک قانون برای پاسخ خودکار به پیام های ورودی ایجاد کنید
به منظور ایجاد یک قانون جدید به سرعت، به برگه Main در پنجره اصلی چشم انداز بروید و در گروه Move روی دکمه قوانین کلیک کنید و سپس گزینه مدیریت و اطلاعیه ها را انتخاب کنید.
اینجا کلیک کنید "جدید ..." و برای ایجاد یک قانون جدید به جادوگر بروید.
در بخش "شروع با یک قاعده خالی"، بر روی "اعمال قانون به پیام های دریافتی" کلیک کنید و به مرحله بعدی با کلیک کردن بر روی دکمه "بعدی" بروید.
در این مرحله، به عنوان یک قانون، هیچ شرایطی نباید انتخاب شود. با این حال، اگر شما نیاز به پاسخ دادن به همه پیام های دریافتی را سفارشی کنید، با علامت زدن کادرهای انتخابی، شرایط لازم را انتخاب کنید.
بعد، با کلیک روی دکمه مناسب، به مرحله بعدی بروید.
اگر هیچ شرایطی را انتخاب نکردید، چشم انداز به شما هشدار می دهد که قانون سفارشی برای همه ایمیل های دریافتی اعمال خواهد شد. در مواردی که ما به آن نیاز داریم، ما با کلیک کردن بر روی «بله» یا تأیید شرایط «خیر» را تایید می کنیم.
در این مرحله ما عمل را با پیام انتخاب می کنیم. از آنجا که ما پاسخ خودکار به پیام های ورودی را تنظیم می کنیم، ما کادر "پاسخ با استفاده از قالب مشخص شده" را بررسی می کنیم.
در پایین پنجره شما باید الگو مورد نظر را انتخاب کنید. برای انجام این کار، روی لینک "Template Specified" کلیک کنید و به انتخاب قالب خود ادامه دهید.
اگر در مرحله ایجاد قالب پیام شما راه را تغییر نداد و همه چیز را به طور پیش فرض باقی نگذاشت، در این پنجره کافی است "Templates in the file system" را انتخاب کنید و قالب ایجاد شده در لیست نمایش داده می شود. در غیر این صورت، شما باید بر روی دکمه "مرور" کلیک کنید و پوشه ای را که فایل را با قالب پیام ذخیره کرده اید باز کنید.
اگر عمل دلخواه انتخاب شده است و فایل الگو انتخاب شده است، می توانید به مرحله بعدی بروید.
در اینجا میتوانید استثنائات را تنظیم کنید. یعنی، مواردی که پاسخ اتوماتیک کار نخواهد کرد. در صورت لزوم، شرایط لازم را انتخاب کرده و آنها را سفارشی کنید. اگر در قانون خودکار پاسخ شما استثنائات وجود نداشته باشد، با کلیک کردن روی دکمه «بعدی» به مرحله نهایی بروید.
در واقع، نیازی به پیکربندی هر چیزی در اینجا وجود ندارد، بنابراین میتوانید بلافاصله روی دکمه «پایان» کلیک کنید.
در حال حاضر، بسته به شرایط و موارد استثنایی پیکربندی شده، چشم انداز شما در پاسخ به ایمیل های دریافتی قالب خود را ارسال می کند. با این حال، تنها در حین یک جلسه، فقط یک پاسخ اتوماتیک برای هر گیرنده فراهم می شود.
به این معناست که، به محض شروع Outlook، جلسه شروع می شود. آن را در خروج از برنامه به پایان می رسد. بنابراین، در حالی که چشم انداز در حال کار است، هیچ پاسخ تکراری به مخاطب فرستاده چند پیام وجود ندارد. در طول جلسه، Outlook یک لیست از کاربران ایجاد می کند که پاسخ خودکار ارسال شده است، که به شما اجازه می دهد که از ارسال مجدد جلوگیری کنید. اما اگر چشم انداز را ببندید و سپس دوباره وارد شوید، این لیست بازنشانی می شود.
برای غیرفعال کردن خودکار پاسخ به پیام های ورودی، به سادگی از قانون خودکار پاسخ در پنجره مدیریت و مدیریت هشدارها برداشت کنید.
با استفاده از این دستورالعمل می توانید خودکار پاسخ را در Outlook 2013 و نسخه های بعدی پیکربندی کنید.
